0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как заполнить авансовый отчет по командировке военнослужащему

Инструкция: составляем авансовый отчет по командировке

Для чего нужен авансовый отчет за командировку

Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.

Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

  1. Расходы на проезд.
  2. Затраты на аренду жилья.
  3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
  4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2019 году».

Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2019 (АО).

Форма документа

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк. На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности. Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

Актуальный бланк

Заполняем лицевую часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

  1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
  2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
  3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
  4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.

Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):

Заполняем оборотную часть

Переходим к заполнению оборотной части документа:

  1. В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.
  1. Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
  2. Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
  3. Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
  4. Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.

После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

Готовый образец заполнения авансового отчета по командировке будет выглядеть так:

Скачать заполненный образец

Важное о сроках

Сдать авансовый отчет по командировке следует в течение трех рабочих дней с момента завершения командировки. Например, если сотрудник вернулся из поездки 02.07.2018, то отчитаться за аванс он должен не позднее 05.07.2018.

В тот же срок работник должен вернуть излишки, которые не подтверждены официальными документами. Если специалист отказывается возвращать излишне полученные деньги, то можно оформить удержание из заработной платы. Как это сделать, читайте в отдельном материале: «Как удержать из зарплаты подотчетную сумму».

Ответственность

Авансовый отчет — это основной отчетный бланк, который подтверждает правильность оформления и ведения расчетов с подотчетными лицами. За нарушение действующих правил для руководителей организаций предусмотрена административная ответственность.

Напомним, что если суммы подотчет выдаются через кассу, то есть наличкой, то за нарушение кассовой дисциплины могут оштрафовать — до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Ответственность за правильность оформления следует возложить на бухгалтера, ведущего расчеты с подотчетниками. Закрепите данное условие в его должностных инструкциях.

Читать еще:  В какой тюрьме сидит Улюкаев

Авансовый отчет по командировке в 2017 году (образец)

Командировка сотрудника — действие нужное и порой очень полезное для компании. Но любая командировка подразумевает под собой затраты. Работнику по итогам командировки необходимо оформить авансовый отчет по командировке, образец 2017 года которого прилагается.

Служебная командировка

Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места, по согласованию с руководителем для выполнения определенных работ в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ. При направлении в командировку руководитель предоставляет сотруднику следующие гарантии:

  • на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место;
  • сохраняется зарплата в среднем размере, который рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
  • сотруднику возмещаются затраты, понесенные в связи с командировкой, такие как найм жилья, оплата проезда и другие, согласно ст. 168 ТК РФ.

Авансовый отчет по командировке в 2017 году

При направлении сотрудника в командировку наниматель обязан оформить следующие документы:

  • служебную записку работника о командировке с указанием места назначения, причин необходимости командировки, сроков и выполняемых в командировке работ;
  • приказ о направлении сотрудника в служебную командировку, оформляемый после утверждения руководителем командировки по форме Т-9 , утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
  • выдаваемые сотруднику вместе с приказом командировочное удостоверение по форме Т-10 и служебное задание по форме Т-10(а) .

По возвращении из служебной командировки работник согласно п. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

В Положении по командировкам прописаны следующие моменты:

  • как исчисляется срок командировки;
  • как подтверждается фактический срок командировки;
  • сохранение заработной платы на период командировки и оплата работы в выходные дни, проведенные работником в командировке;
  • выдача аванса для оплаты командировки;
  • перечень расходов, которые возмещаются командированному работнику, такие как оплата жилья, транспортные расходы, суточные, иные расходы, понесенные работником.

Оформление авансового отчета

У работника, который впервые побывал в командировке, может возникнуть логичный вопрос, как оформить авансовый отчет по командировке. Это довольно просто, если разобраться, к тому же сейчас существует ряд систем, которые помогают сотрудникам оформлять документы, а бухгалтерии их проверять.

А теперь все же разберемся с оформлением отчета:

  • как и везде, первым пишется наименование организации;
  • номер и дата документа часто проставляются после заполнения у уполномоченного сотрудника;
  • указываются структурное подразделение и должность командированного;
  • указывается причина составления отчета – «служебная командировка»;
  • сотрудник вносит показатели аванса и фактических затрат;
  • позже в бухгалтерии уже пропишут номера и суммы дебета и кредита согласно правилам ведения бухгалтерского баланса;
  • далее сотруднику необходимо на втором листе описать прилагаемые документы к авансовому отчету по командировке;
  • после заполнения отчета сотрудник передает его в бухгалтерию, где отчет проверяют и согласовывают;
  • затем отчет передается на утверждение руководителю.

Таким образом, в заполнении авансового отчета нет ничего сложного. Главное, чтобы не были утеряны или испорчены документы, подтверждающие расходы.

Документы военнослужащих для командировки

Какие документы должен предоставить военнослужащий для получения аванса при убытии в командировку и какие после нее?

УФО отказывается выдать аванс, так как по их словам меня должны обеспечить жильем на курсах повышения квалификации в военном университете. Тем не менее, в телеграмме было указано, что «обеспечение производить за счет местного бюджета воинской части, откуда командируется военнослужащий». Чем можно аргументировать неправомерность их действий, чтоб доказать им, что они должны мне выдать аванс в необходимой мне сумме?

УФО не прав. Вам обязаны выдать аванс. Можете обратиться в военную прокуратуру для защиты своих прав.

Размеры расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации за счет средств федерального бюджета определены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729. Они осуществляются в следующих размерах:

1) расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 руб. в сутки;

Читать еще:  Как можно быстро заработать в интернете

2) расходы на выплату суточных — в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

3) расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

— водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

— автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:

— железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

— водным транспортом — в каюте X-группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

— автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Порядок и размер выплат на командировочные расходы при командировках военнослужащих по вызову органов дознания, предварительного следствия, в прокуратуру или суд в качестве свидетелей, потерпевших, законных представителей потерпевших, экспертов, специалистов, переводчиков и понятых определяется в соответствии с Постановлением СовМина РСФСР от 14.07.1990 N 245 «Об утверждении Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов и выплаты вознаграждения лицам в связи с их вызовом в органы дознания, предварительного следствия, прокуратуру или в суд».

Выплата суточных производится на основании отметок на командировочном удостоверении о датах прибытия военнослужащего в пункт (пункты) командировки и убытия из него (из них), заверенных печатью. Отметки производятся: в воинских частях — за подписью командира воинской части или начальника штаба, а в учреждениях и организациях федеральных органов исполнительной власти, в которых федеральным законом не предусмотрена военная служба, — за подписью должностного лица, на которое возложена обязанность производить отметки на командировочных удостоверениях.

Если военнослужащий командирован не в воинскую часть или в учреждение, организацию, указанные отметки производятся в военной комендатуре гарнизона, а при отсутствии ее — в местных органах власти.

Заметим, что п. 327 Порядка командирам воинских частей предоставлено право в порядке исключения принимать решение о дополнительных выплатах, связанных с командировками, сверх сумм, определенных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729.

Согласно п. 334 Порядка оплата расходов служебных командировок на территории иностранных государств осуществляется в соответствии нормами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

За время нахождения в пути военнослужащим, направляемым в служебные командировки на территории иностранных государств, суточные выплачиваются:

— при проезде по территории РФ — в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории РФ;

— при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, установленных Постановлением Правительства РФ N 812.

Согласно п. 336-338 Порядка при следовании военнослужащего с территории РФ день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории РФ и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте или отметкам в командировочном удостоверении в пункте командирования.

В случаях направления военнослужащего в служебную командировку на территории двух и более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется военнослужащий.

За время вынужденной задержки в пути суточные выплачиваются по решению командира (начальника) при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Военнослужащему, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы.

Какими оправдательными документами должны быть оформлены расходы, связанные со служебной командировкой военнослужащего?

Читать еще:  Какие главные достопримечательности Рима

На основании решения о направлении военнослужащего в командировку командир (начальник) издает соответствующий приказ. Форма приказа (как об убытии военнослужащего в командировку, так и о прибытии его из командировки) определена приложением 1 к Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденной Приказом Минобороны РФ от 23.05.1999 (далее — Инструкция). Форма командировочного удостоверения установлена приложением 40 к вышеприведенной Инструкции.

Кроме того, нельзя не отметить унифицированную форму Т-10 а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Данная форма не рекомендована Инструкцией, но, по мнению автора, ее можно применять и в Вооруженных Силах в целях усиления контроля за военнослужащими, направляемыми в командировки.

По возвращении из командировки военнослужащий обязан представить финансовую часть следующие документы:

— авансовый отчет (ф. 0504049 * (1)) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету должны быть приложены командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

— отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с командиром воинской части, в письменной форме.

Как отразить в бухгалтерском учете расходы, связанные со служебными командировками военнослужащих?

Порядок отражения операций, связанных со служебными командировками, определен Инструкцией N 148 н* (2). Операции по расчетам с работниками по выдаваемым им авансам отражаются на счете 208?00?000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Расходы по служебным командировкам возмещаются учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, или в пределах смет доходов и расходов в разрезе кодов экономической классификации по деятельности, приносящей доход.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ* (3) расходы по служебной командировке должны быть оплачены по следующим подстатьям КОСГУ:

— 212 «Прочие выплаты» — расходы по оплате суточных;

— 222 «Транспортные услуги» — расходы на проезд;

— 226 «Прочие услуги» — расходы по найму жилого помещения.

При выдаче наличных денежных средств из кассы воинской части должна быть сделана следующая бухгалтерская запись:

Дебет счета 1 208 00 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Кредит счета 1 201 04 610 «Выбытия из кассы»

Возврат излишне выданных сумм подотчетным лицом должен быть отражен в учете следующим образом:

Дебет счета 1 201 04 510 «Поступления в кассу»

Кредит счета 1 208 00 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Военнослужащий воинской части направлен в командировку на территории Российской Федерации сроком на три дня — с 15 по 17 июня 2009 г. 11 июня согласно расчету ему выдано 3500 руб., а именно:

— суточные — 400 руб.;

— на оплату проезда — 2000 руб.;

— на оплату проживания — 1100 руб.

18 июня военнослужащий представил в финансовую часть авансовый отчет, согласно которому фактические расходы составили:

— стоимость железнодорожных билетов — 2000 руб.;

— оплата проживания за двое суток — 1050 руб. (подтверждена счетом из гостиницы);

— суточные — 400 руб.

Расходы оплачены за счет средств федерального бюджета.

В бухгалтерском учете учреждения должны быть сделаны следующие проводки:

¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, ¦

¦под отчет на командировочные ¦ ¦ ¦ ¦

¦-суточные; ¦ 1 208 02 560 ¦ 1 201 04 610 ¦ 400 ¦

¦-на оплату проезда; ¦ 1 208 05 560 ¦ 1 201 04 610 ¦ 2000 ¦

¦-на оплату проживания ¦ 1 208 09 560 ¦ 1 201 04 610 ¦ 1100 ¦

¦Утвержден авансовый отчет ¦ ¦ ¦ ¦

¦военнослужащего по оплате ¦ ¦ ¦ ¦

¦-на оплату суточных; ¦ 1 401 01 212 ¦ 1 208 02 660 ¦ 400 ¦

¦-на оплату проезда; ¦ 1 401 01 222 ¦ 1 208 05 660 ¦ 2000 ¦

¦-на оплату проживания ¦ 1 401 01 226 ¦ 1 208 09 660 ¦ 1050 ¦

¦Внесен в кассу воинской ¦ ¦ ¦ ¦

¦части остаток подотчетной суммы¦ 1 201 04 510 ¦ 1 208 09 660 ¦ 50 ¦

Источники:

http://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-sostavlyaem-avansovyy-otchet-po-komandirovke
http://glavkniga.ru/situations/s502384
http://www.9111.ru/questions/12199910/

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:

Adblock
detector