Подписывание или подписание документов как правильно

Приложение N 4. Отправка документа на подпись и подписание документа

Приложение N 4
к регламенту по организации электронного
документооборота и автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти Оренбургской области

Отправка документа на подпись и подписание документа

Проект документа может быть направлен автором документа или делопроизводителем на подпись руководителю или замещающему его в СЭД лицу.

Чтобы направить проект документа на подпись необходимо открыть карточку документа и нажать на кнопку “На подпись”. После этого в верхней части карточки документа будет отображаться информация о том, что документ отправлен на подпись.

Проект документа не может быть направлен на подпись, если он уже направлен на подпись или уже подписан. Сведения об этом отображаются в верхней части карточки документа.

После того как документ направлен на подпись, лицо, указанное в карточке документа в поле “Подпись”, получает уведомление.

В списке документов название документа, направленного на подпись, будет отображаться в представлении “На согласовании и подписи”.

Документ подписывается лицом или лицами, указанными для данного документа как подписывающие (в карточке или форме документа в поле “Подпись”).

Лицо, которому документ направлен на подпись, может также:

отказать в подписи;

снять свою подпись в случае, если документ подписан, но не зарегистрирован.

Лицо, получившее документ на подпись, должно выполнить одно из следующих действий:

1. Подписать документ. Кнопка “Подписать”. По кнопке выдается запрос, чтобы подтвердить намерение, нажмите на кнопку “Да”. Документ будет подписан, карточка документа закроется. В верхней части карточки документа отображается информация о том, что документ подписан (статус “Подписан”).

2. Подписать документ с использованием ЭП. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа руководитель, владеющий закрытым ключом, может подписать документ с использованием ЭП. В этом случае после нажатия на кнопку “Подписать” и подтверждения намерения появляется диалоговая форма с перечнем информации, которая должна быть подписана ЭП.

После нажатия “ОК” поля “Файлы” и “Текст” (раздел “Содержание”) документа автоматически подписываются ЭП. В верхней части карточки документа отображается информация о том, что документ подписан (статус “Подписан”) и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

Лицо, подписавшее документ, может снять свою подпись (если документ не зарегистрирован). Для этого необходимо открыть карточку документа и нажать кнопку “Отменить подпись”.

3. Отказать в подписи. Кнопка “Отказать”. Нажмите на кнопку и в открывшемся окне “Причины отказа” введите мотивировку отказа. Документу будет отказано в подписи, карточка документа закроется.

В верхней части карточки документа отображается информация об отказе (статус “Отказано в подписи”) и причина отказа. При этом сохраняется возможность вновь открыть карточку документа и подписать документ.

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

• Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
• Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
• А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

• учредительные документы организации;
• должностная инструкция;
• локальные нормативные акты;
• приказ;
• распоряжение;
• доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

• связанных с банковскими расчетами;
• различных ведомостях;
• кадровых бумагах;
• декларациях;
• счетах-фактурах;
• кассовых документах;
• договорах, которые нужно регистрировать;
• доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

• в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
• между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

• при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
• при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

Как правильно пишется, ударение в слове «подписание»

Делаем Карту слов лучше вместе

Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я обязательно научусь отличать широко распространённые слова от узкоспециальных.

Насколько понятно значение слова венецианка (существительное):

Ассоциации к слову «подписание»

Синонимы к слову «подписание&raquo

Предложения со словом «подписание»

• Напомним, что после подписания мирного соглашения в 1997 г.
• После подписания контракта или выплаты комиссионных с продаж менеджер должен выполнить свои обязательства полностью в соответствии с договором.
• Сегодня процедура подписания соглашения сторон заняла совсем немного времени.
• (все предложения)

Цитаты из русской классики со словом «подписание»

• При подписании сотен прошений, Иванька Маяченко подсунь пану Горбуновскому отпускную себе в роды родов и на вечные времена; а тот, не читав, да и подмахни.

Сочетаемость слова «подписание»

Каким бывает «подписание»

Значение слова «подписание»

ПОДПИСА́НИЕ , -я, ср. Действие по глаг. подписать (в 1 знач.). Подписание протокола. Подписание договора. (Малый академический словарь, МАС)

Отправить комментарий

Дополнительно

Значение слова «подписание»

ПОДПИСА́НИЕ , -я, ср. Действие по глаг. подписать (в 1 знач.). Подписание протокола. Подписание договора.

Предложения со словом «подписание»:

Напомним, что после подписания мирного соглашения в 1997 г.

После подписания контракта или выплаты комиссионных с продаж менеджер должен выполнить свои обязательства полностью в соответствии с договором.

Сегодня процедура подписания соглашения сторон заняла совсем немного времени.

Синонимы к слову «подписание&raquo

Ассоциации к слову «подписание»

Сочетаемость слова «подписание»

Каким бывает «подписание»

Морфология

Карта слов и выражений русского языка

Онлайн-тезаурус с возможностью поиска ассоциаций, синонимов, контекстных связей и примеров предложений к словам и выражениям русского языка.

Справочная информация по склонению имён существительных и прилагательных, спряжению глаголов, а также морфемному строению слов.

Сайт оснащён мощной системой поиска с поддержкой русской морфологии.

Источники:

http://base.garant.ru/27696893/d8b01b57742d3a84cbe3048d71fc60a9/
http://assistentus.ru/vedenie-biznesa/kak-podpisyvat-dokumenty/
http://kartaslov.ru/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE-%D0%BF%D0%B8%D1%88%D0%B5%D1%82%D1%81%D1%8F-%D1%81%D0%BB%D0%BE%D0%B2%D0%BE/%D0%BF%D0%BE%D0%B4%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5